Számlakezelő folyamat megújítása

Számlakezelő folyamat megújítása egy multinacionális pénzintézetnél

Kiinduló helyzet:

A pénzintézethez beküldött számlák több forrásból (e-mail, posta), több dolgozóhoz érkeztek be. Többször előfordult, hogy nem tudták melyik számlát hol találják, lejárt e a fizetési határidő. Mivel nem volt egy kiforrott rendszer a számlák kezelésére, ez megnehezítette a pénzügyi dolgozók munkáját, sokszor órák mentek el a számlák megkeresésével.

Kívánt eredmény:

Átlátható számlakezelési rendszer kialakítását kérték, ami képes a pénzügyi dolgozók válláról levenni a sok apróbb feladat terhét, így több szabad kapacitásuk marad. Olyan megoldásra van szükség, mellyel nyomonkövethető, hogy a számla melyik osztályon és milyen státuszban van.

Végső megoldás:

A számlakezelő folyamat lépései dokumentálásra kerültek: rögzítésre vár, ellenőrésre vár, jóváhagyásra vár, kifizetésre vár, tárolásra vár, teljesítés igazolás és szerződés tartozik-e a számlához, azok beérkeztek-e már.

A folyamat lépéseket ezután felrajzoltuk, grafikusnan ábrázoltuk a viflow folyamatmodellező rendszerben.

Eredmény:

A folyamatfelmérés segítségével átláthatóvá vált a teljes folyamat. A pénzügyi osztály teljesítménye javult, csökkentek a kintlévőségek, kevesebb lett a késedelmes fizetés, a munkavégzés átláthatóbbá, rendszerezetté, gyorsabbá, pontosabbá vált.

Vélemények képzéseinkről

"Rendkívülien elégedett voltam az oktatás színvonalával, illetve az oktatás felépítésével és az oktató személyével. Tartalmazott minden szükséges információt gyakorlati illetve elméleti szinten is."

"The training was well organized and easy to follow, even it was online. The trainer was very pleasant and eager to answer all open questions. I highly recommend this training."

"The training was very interesting and usefull. I enjoyed it a lot. The trainer was perfect, very positive, open for our questions, she explained viflow on very understandable way. I recommend this training to everybody who wants to work with viflow."